Caerus Analytics KAIRÓS
Analytics & back-office automation · Broward County, Florida Analítica y automatización administrativa · Condado de Broward, Florida

Your numbers, while they can still change the outcome.

Sus números, cuando todavía pueden cambiar el resultado.

Caerus Analytics builds the reporting, automation, and modern data foundations that small businesses are usually told they are too small to have. Your bookkeeping data goes in; decisions you can act on this week come out.

Caerus Analytics construye los reportes, la automatización y la base de datos moderna que a las pequeñas empresas suelen decirles que son demasiado pequeñas para tener. Entran los datos de su contabilidad; salen decisiones que usted puede tomar esta semana.

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Why the namePor qué el nombre

Caerus — the Roman name for Kairos, the Greek personification of the opportune moment: the narrow window in which acting still changes the result. Monthly reports that arrive three weeks late describe a window that has already closed. That gap is the problem this practice exists to close.

Caerus — el nombre romano de Kairós, la personificación griega del momento oportuno: la ventana breve en la que actuar todavía cambia el resultado. Un reporte mensual que llega tres semanas tarde describe una ventana que ya se cerró. Cerrar esa brecha es la razón de ser de esta práctica.

Cash runway, weekly · illustrative Liquidez disponible, semanal · ilustrativo
An illustrative cash-runway line falling over thirteen weeks, with the decision point marked in week seven and the month-end close marked in week twelve. 120d 90d 60d 30d WK 7 W1 W7 W13 decision still open report arrives

The shape most owners recognize: by the time the close is done, the week that mattered is five weeks gone. Every Caerus engagement ships a dashboard that refreshes daily, not a PDF that arrives monthly.

La forma que casi todo dueño reconoce: cuando el cierre está listo, la semana que importaba quedó cinco semanas atrás. Cada proyecto de Caerus entrega un tablero que se actualiza a diario, no un PDF que llega una vez al mes.

ServicesServicios

Four things, done properly, at small-business scale.

Cuatro cosas, bien hechas, a escala de pequeña empresa.

Engagements are sized for a business with hundreds of transactions a month, not millions. Analytics is built into every one of them — that is the rule this practice is organized around, not an upsell offered at the end.

Los proyectos están dimensionados para empresas con cientos de transacciones al mes, no millones. La analítica está incluida en todos — es la regla sobre la que se organiza esta práctica, no un extra que se ofrece al final.

01 / ReportingReportes

Analytics & reporting

Analítica y reportes

A dashboard covering the three or four numbers your week actually turns on, refreshed daily and built on definitions that are written down.

Un tablero con los tres o cuatro números de los que realmente depende su semana, actualizado a diario y construido sobre definiciones escritas y acordadas.

  • Revenue, gross margin, cash runway, tax exposure
  • Ingresos, margen bruto, liquidez disponible, exposición fiscal
  • One consolidated view across multiple entities
  • Una vista consolidada de varias entidades
  • Monthly retainer, with a quarterly review
  • Retainer mensual, con revisión trimestral
02 / AutomationAutomatización

Back-office automation

Automatización administrativa

The recurring manual steps in your back office become scheduled, auditable ones — same output, no one retyping it.

Los pasos manuales que se repiten en su administración pasan a ser procesos programados y auditables — el mismo resultado, sin que nadie los vuelva a teclear.

  • Bank and card reconciliation prep
  • Preparación de conciliaciones bancarias y de tarjetas
  • Invoicing, collections reminders, aging alerts
  • Facturación, recordatorios de cobranza, alertas de antigüedad
  • Document intake, payroll and sales-tax calendars
  • Recepción de documentos, calendarios de nómina e impuesto a las ventas
03 / ModernizationModernización

Systems modernization

Modernización de sistemas

A QuickBooks-era operation moved onto a small modern stack: a cloud warehouse, a modeling layer, and a dashboard tool that your team can actually run.

Una operación basada en QuickBooks trasladada a una plataforma moderna y ligera: un almacén de datos en la nube, una capa de modelado y una herramienta de tableros que su equipo sí puede operar.

  • Source connections: accounting, payroll, POS, bank
  • Conexiones de origen: contabilidad, nómina, punto de venta, banco
  • Right-sized tooling, with the monthly cost stated upfront
  • Herramientas a la medida, con el costo mensual dicho por adelantado
  • Migration without losing history
  • Migración sin perder el historial
04 / FoundationsFundamentos

Data foundations

Fundamentos de datos

The unglamorous layer that decides whether any of the above holds up: a chart of accounts and item list that survive growth, and one agreed meaning per metric.

La capa poco vistosa que decide si todo lo anterior se sostiene: un catálogo de cuentas y una lista de productos que resisten el crecimiento, y un solo significado acordado por métrica.

  • Chart of accounts and dimension cleanup
  • Limpieza del catálogo de cuentas y sus dimensiones
  • Written metric definitions, tested on load
  • Definiciones de métricas escritas y probadas en cada carga
  • Documentation you keep if we ever part ways
  • Documentación que usted conserva si algún día terminamos
IndustriesIndustrias

Four verticals where the questions are already known.

Cuatro sectores donde las preguntas ya se conocen.

Working in a vertical repeatedly means the first dashboard starts from questions that matter rather than from a blank canvas. These are the four this practice knows in depth.

Trabajar repetidamente en un sector significa que el primer tablero parte de preguntas que importan y no de un lienzo en blanco. Estos son los cuatro que esta práctica conoce a fondo.

Export & import

Exportación e importación

Landed cost is where importers lose margin quietly. Freight, duty, and demurrage get booked in different places and rarely make it back to the shipment they belong to.

El costo puesto en destino es donde los importadores pierden margen sin notarlo. Flete, aranceles y demoras se registran en lugares distintos y rara vez regresan al embarque al que pertenecen.

  • landed cost / unit
  • costo en destino / unidad
  • margin by shipment
  • margen por embarque
  • days in transit
  • días en tránsito

Healthcare practices

Consultorios de salud

Revenue arrives late and partially. Claim aging and payer mix explain most of the gap between what was billed and what landed in the account.

Los ingresos llegan tarde y de forma parcial. La antigüedad de las reclamaciones y la mezcla de pagadores explican casi toda la diferencia entre lo facturado y lo cobrado.

  • claim aging
  • antigüedad de reclamaciones
  • payer mix
  • mezcla de pagadores
  • visits / provider day
  • consultas / día por profesional

Property management

Administración de propiedades

Portfolio totals hide the two or three doors doing the damage. Per-door economics, not building averages, is where the decisions live.

Los totales del portafolio esconden las dos o tres unidades que causan el daño. La economía por unidad, no el promedio del edificio, es donde están las decisiones.

  • NOI / door
  • NOI / unidad
  • delinquency
  • morosidad
  • turn cost & days vacant
  • costo de rotación y días vacante

Professional & field services

Servicios profesionales y de campo

The job that felt profitable often was not, once unbilled hours and rework are counted. Job-level margin settles the argument.

El trabajo que parecía rentable a menudo no lo fue, una vez contadas las horas no facturadas y las correcciones. El margen por trabajo resuelve la discusión.

  • utilization
  • utilización
  • realization rate
  • tasa de realización
  • margin by job
  • margen por trabajo
How it worksCómo trabajamos

A sequence, not a subscription you hope pays off.

Una secuencia, no una suscripción que uno espera que rinda.

Each stage has a deliverable you keep, and each one is a natural place to stop if the value is not there. The numbering is real: the later stages depend on the earlier ones.

Cada etapa tiene un entregable que usted conserva, y cada una es un punto natural para detenerse si el valor no aparece. La numeración es real: las etapas posteriores dependen de las anteriores.

  1. 01

    Diagnostic · about one week, fixed fee

    Diagnóstico · cerca de una semana, precio fijo

    An inventory of your systems and data, and a list of the decisions you currently cannot answer with either. Most of this week is spent with the people who do the work, not with the software.

    Un inventario de sus sistemas y datos, y una lista de las decisiones que hoy no puede responder con ninguno de los dos. La mayor parte de esa semana se pasa con las personas que hacen el trabajo, no con el software.

    Deliverable: findings memo + scoped plan with pricingEntregable: informe de hallazgos + plan con alcance y precio
  2. 02

    Foundation · two to four weeks

    Fundamentos · de dos a cuatro semanas

    Sources connected, chart of accounts standardized, warehouse and models stood up, definitions agreed and written down. Nothing visual yet — this is the part that makes the visual part true.

    Fuentes conectadas, catálogo de cuentas estandarizado, almacén de datos y modelos en marcha, definiciones acordadas y escritas. Todavía nada visual — esta es la parte que hace que la parte visual sea cierta.

    Deliverable: working data model + documented definitionsEntregable: modelo de datos funcionando + definiciones documentadas
  3. 03

    First dashboard · by about week six

    Primer tablero · cerca de la semana seis

    The three or four numbers your week turns on, refreshed daily, with the first automated back-office step running alongside it.

    Los tres o cuatro números de los que depende su semana, actualizados a diario, con el primer proceso administrativo automatizado funcionando en paralelo.

    Deliverable: live dashboard + one automated workflowEntregable: tablero en vivo + un flujo automatizado
  4. 04

    Retainer · monthly, cancellable

    Retainer · mensual, cancelable

    Reporting upkeep, new metrics as the business changes, automation maintenance, and a quarterly session on what the numbers actually changed in how you operate.

    Mantenimiento de reportes, nuevas métricas conforme cambia el negocio, mantenimiento de la automatización y una sesión trimestral sobre qué cambiaron los números en su forma de operar.

    Deliverable: monthly reporting + quarterly reviewEntregable: reportes mensuales + revisión trimestral
The operating ruleLa regla de trabajo
Analytics belongs in every engagement, even at the smallest scale.
La analítica va en cada proyecto, incluso a la escala más pequeña.

A five-person company does not need less measurement than a five-hundred-person company; it needs measurement that costs proportionally less to run. So no engagement here ends at "the books are clean." It ends with a number on a screen that someone uses on a Tuesday.

Una empresa de cinco personas no necesita medir menos que una de quinientas; necesita una medición que cueste proporcionalmente menos operar. Por eso ningún proyecto termina en "los libros están al día". Termina con un número en pantalla que alguien usa un martes.

Who you work withCon quién trabaja

Renato “Natto” Cruzalegui

Renato “Natto” Cruzalegui

Nineteen years in analytics, most of them leading teams — in multi-site healthcare, enterprise HR software, education technology, and media. The work has centered on finance and accounting, revenue cycle management, and customer experience (CX): the cash-per-visit and payer-mix models a healthcare leadership team used to forecast revenue, the scorecards behind customer renewal decisions, and the warehouse migrations that make numbers like those trustworthy. Caerus Analytics brings that same discipline — modeled data, tested definitions, dashboards people actually open — to businesses that have never had access to it.

Diecinueve años en analítica, la mayoría liderando equipos — en salud con múltiples sedes, software empresarial de recursos humanos, tecnología educativa y medios. El trabajo se ha centrado en finanzas y contabilidad, gestión del ciclo de ingresos y experiencia del cliente (CX): los modelos de ingreso por visita y mezcla de pagadores que un equipo directivo de salud usaba para proyectar ingresos, los indicadores detrás de las decisiones de renovación de clientes y las migraciones de almacenes de datos que hacen confiables cifras como esas. Caerus Analytics lleva esa misma disciplina — datos modelados, definiciones probadas, tableros que la gente sí abre — a empresas que nunca han tenido acceso a ella.

Before and alongside analytics: operating experience in logistics, product management, and software development, which is why the conversation tends to start with how your business runs rather than with which tool to buy. Hands-on in Snowflake, dbt, Looker, Tableau, and Power BI, and an early adopter of AI in analytics work. Engagements are handled personally, in English or Spanish.

Antes y en paralelo a la analítica: experiencia operativa en logística, gestión de producto y desarrollo de software, y por eso la conversación suele empezar por cómo funciona su negocio y no por qué herramienta comprar. Experiencia práctica en Snowflake, dbt, Looker, Tableau y Power BI, y adopción temprana de la IA en el trabajo analítico. Los proyectos se atienden de forma personal, en inglés o español.

Focus areasÁreas de enfoque
Finance and accounting · revenue cycle management · customer experience (CX)Finanzas y contabilidad · gestión del ciclo de ingresos · experiencia del cliente (CX)
Industry backgroundTrayectoria
Education technology · human capital management software · logistics · product and software developmentTecnología educativa · software de gestión de capital humano · logística · producto y desarrollo de software
EducationFormación
M.S. Business Analytics, Syracuse University · M.S. Information Systems, Florida International UniversityMaestría en Business Analytics, Syracuse University · Maestría en Sistemas de Información, Florida International University
Working stackHerramientas
SnowflakedbtLookerTableauSQLPython
Based inUbicación
Hollywood, Florida · serving Broward and Miami-Dade, remote elsewhereHollywood, Florida · atendiendo Broward y Miami-Dade, remoto en otras zonas
LanguagesIdiomas
English and Spanish, both fully working languagesInglés y español, ambos idiomas de trabajo
ContactContacto

Start with the diagnostic.

Empiece por el diagnóstico.

Tell me what you are running on today and the one question your current reports cannot answer. I reply to every inquiry personally, usually within two business days.

Cuénteme con qué sistemas opera hoy y cuál es la pregunta que sus reportes actuales no pueden responder. Respondo personalmente cada consulta, normalmente en un plazo de dos días hábiles.

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